دستاویز ایک فائل ہوتی ہے جس میں متن، تصاویر، ڈیٹا، یا دیگر مواد ہوتا ہے جو عام طور پر کسی ایپلیکیشن کا استعمال کرکے بنایا یا دیکھا جاتا ہے۔
دستاوات کی بہت سی مختلف قسمیں ہوتی ہیں، بشمول دفتری دستاویزات، پی ڈی ایف، ٹیکسٹ فائلز، تصاویر وغیرہ۔ مختلف قسم کی ایپلی کیشنز، جیسے کہ ورڈ پروسیسرز، ٹیکسٹ ایڈیٹرز، اور امیج ایڈیٹرز کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات بنائی اور ان میں ترمیم کی جا سکتی ہے۔
دستاویزات کو دیکھنے، ترمیم کرنے یا پرنٹ کرنے کے لیے دوسروں کے ساتھ شیئر کیا جا سکتا ہے۔ کسی کو بھی دیکھنے یا ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے انہیں آن لائن شائع کیا جا سکتا ہے۔ دستاویزات کو کمپیوٹر یا دوسرے آلے پر الیکٹرانک طور پر ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، یا انہیں کاغذ پر پرنٹ کیا جا سکتا ہے۔
دستاوات کی بہت سی مختلف قسمیں ہوتی ہیں، بشمول دفتری دستاویزات، پی ڈی ایف، ٹیکسٹ فائلز، تصاویر وغیرہ۔ مختلف قسم کی ایپلی کیشنز، جیسے کہ ورڈ پروسیسرز، ٹیکسٹ ایڈیٹرز، اور امیج ایڈیٹرز کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات بنائی اور ان میں ترمیم کی جا سکتی ہے۔
دستاویزات کو دیکھنے، ترمیم کرنے یا پرنٹ کرنے کے لیے دوسروں کے ساتھ شیئر کیا جا سکتا ہے۔ کسی کو بھی دیکھنے یا ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے انہیں آن لائن شائع کیا جا سکتا ہے۔ دستاویزات کو کمپیوٹر یا دوسرے آلے پر الیکٹرانک طور پر ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، یا انہیں کاغذ پر پرنٹ کیا جا سکتا ہے۔
فوائد
معلومات کی دستاویز کرنا کسی بھی کاروبار یا تنظیم کا ایک لازمی حصہ ہے۔ دستاویزات اہم معلومات، فیصلوں اور عمل کا تحریری ریکارڈ فراہم کرتی ہیں۔ دستاویز کے فوائد میں شامل ہیں:
1۔ بہتر کارکردگی: دستاویزات معلومات کا تحریری ریکارڈ فراہم کرتی ہیں جس تک آسانی سے رسائی اور حوالہ دیا جا سکتا ہے۔ اس سے ایک ہی معلومات کو متعدد بار دوبارہ بنانے کی ضرورت ختم ہو جاتی ہے، وقت اور وسائل کی بچت ہوتی ہے۔
2. بہتر مواصلات: دستاویزات معلومات کو بات چیت کرنے کا ایک واضح اور جامع طریقہ فراہم کرتے ہیں۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ سبھی ایک ہی صفحہ پر ہیں اور تمام اسٹیک ہولڈرز ایک ہی معلومات سے آگاہ ہیں۔
3۔ بہتر درستگی: دستاویزات معلومات کا تحریری ریکارڈ فراہم کرتی ہیں جس کا آسانی سے حوالہ دیا جا سکتا ہے اور درستگی کے لیے جانچ پڑتال کی جا سکتی ہے۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ معلومات درست اور اپ ٹو ڈیٹ ہیں۔
4. بہتر احتساب: دستاویزات فیصلوں اور عمل کا تحریری ریکارڈ فراہم کرتی ہیں جن کا آسانی سے حوالہ اور ٹریک کیا جا سکتا ہے۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ ہر ایک کو ان کے اعمال کے لیے جوابدہ ٹھہرایا جاتا ہے۔
5۔ بہتر تعاون: دستاویزات ایک سے زیادہ لوگوں کو کسی پروجیکٹ یا کام میں تعاون کرنے کا راستہ فراہم کرتی ہیں۔ اس سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ سب ایک ہی مقصد کے لیے مل کر کام کر رہے ہیں۔
6۔ بہتر دستاویزی: دستاویزات عمل اور طریقہ کار کو دستاویز کرنے کا ایک طریقہ فراہم کرتی ہیں۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ ہر کوئی یکساں عمل اور طریقہ کار کی پیروی کر رہا ہے۔
7۔ بہتر سیکورٹی: دستاویزات اہم معلومات کو محفوظ کرنے اور محفوظ کرنے کا ایک طریقہ فراہم کرتی ہیں۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ معلومات محفوظ ہے اور غیر مجاز افراد تک رسائی نہیں ہے۔
8. بہتر تعمیل: دستاویزات اس بات کو یقینی بنانے کا ایک طریقہ فراہم کرتی ہیں کہ تمام اسٹیک ہولڈرز یکساں اصول و ضوابط پر عمل کر رہے ہیں۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ ہر کوئی قانون کی تعمیل کر رہا ہے۔
