دستاویزات کسی بھی پروجیکٹ میں ایک ضروری قدم ہے، چاہے وہ سافٹ ویئر پروجیکٹ ہو یا کسی اور قسم کا پروجیکٹ۔ یہ فائلیں بنانے کا ایک عمل ہے جو پروجیکٹ پر کیے گئے کام کی وضاحت کرتا ہے۔ دستاویزی متن، خاکہ یا کوڈ کی شکل میں ہو سکتا ہے۔ یہ اس کام کو دوسروں تک پہنچانے کا ایک طریقہ ہے جو اس کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
دستاویزات کئی وجوہات کی بنا پر اہم ہیں۔ سب سے پہلے، یہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کر سکتا ہے کہ جو کام کیا گیا ہے وہ دوسروں کو سمجھا جاتا ہے۔ دوسرا، یہ مستقبل میں ہونے والی غلطیوں کو روکنے میں مدد کر سکتا ہے۔ تیسرا، یہ پراجیکٹ کو مزید برقرار رکھنے میں مدد دے سکتا ہے۔
دستاویزات بنانے کے کئی طریقے ہیں۔ ایک طریقہ دستاویزی ٹول جیسے Doxygen استعمال کرنا ہے۔ اس ٹول کو سورس کوڈ سے دستاویزات بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ دوسرا طریقہ یہ ہے کہ اسفنکس جیسے دستاویزی جنریٹر کا استعمال کریں۔ اس ٹول کو ٹیکسٹ فائلوں سے دستاویزات بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کسی بھی منصوبے کا ایک لازمی حصہ ہے۔
دستاویزات کئی وجوہات کی بنا پر اہم ہیں۔ سب سے پہلے، یہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کر سکتا ہے کہ جو کام کیا گیا ہے وہ دوسروں کو سمجھا جاتا ہے۔ دوسرا، یہ مستقبل میں ہونے والی غلطیوں کو روکنے میں مدد کر سکتا ہے۔ تیسرا، یہ پراجیکٹ کو مزید برقرار رکھنے میں مدد دے سکتا ہے۔
دستاویزات بنانے کے کئی طریقے ہیں۔ ایک طریقہ دستاویزی ٹول جیسے Doxygen استعمال کرنا ہے۔ اس ٹول کو سورس کوڈ سے دستاویزات بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ دوسرا طریقہ یہ ہے کہ اسفنکس جیسے دستاویزی جنریٹر کا استعمال کریں۔ اس ٹول کو ٹیکسٹ فائلوں سے دستاویزات بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کسی بھی منصوبے کا ایک لازمی حصہ ہے۔
فوائد
دستاویزات کسی بھی تنظیم کے لیے ایک ضروری ٹول ہے۔ یہ تنظیم کی سرگرمیوں، عمل اور طریقہ کار کا ایک جامع ریکارڈ فراہم کرتا ہے۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ سب ایک ہی صفحہ پر ہیں اور ہر کوئی ایک جیسے معیارات پر عمل پیرا ہے۔ دستاویزات اس بات کو یقینی بنانے میں بھی مدد کرتی ہیں کہ تنظیم قابل اطلاق قوانین اور ضوابط کے مطابق ہے۔
دستاویزات کا استعمال پیش رفت کو ٹریک کرنے اور بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ اس کا استعمال تنظیم کے عمل اور طریقہ کار میں ہونے والی تبدیلیوں کو دستاویز کرنے کے ساتھ ساتھ کسی بھی نئے اقدام یا پروجیکٹ کو دستاویز کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ تنظیم کی کارکردگی کا ریکارڈ فراہم کرنے اور بہتری کے شعبوں کی نشاندہی کرنے کے لیے بھی دستاویزات کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کا استعمال تنظیم کی کامیابیوں اور ناکامیوں کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ اس کا استعمال تنظیم کی کامیابیوں اور ناکامیوں کو دستاویز کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے تاکہ بہتری کے شعبوں کی نشاندہی کی جا سکے۔ دستاویزات کو وقت کے ساتھ ساتھ تنظیم کی کارکردگی کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے، جسے بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کا استعمال تنظیم کی مالی کارکردگی کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ یہ تنظیم کی آمدنی اور اخراجات کو دستاویز کرنے کے ساتھ ساتھ کسی بھی سرمایہ کاری یا دیگر مالی لین دین کو دستاویز کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ تنظیم کے اثاثوں اور ذمہ داریوں کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی دستاویزات کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کا استعمال تنظیم کی کسٹمر سروس کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ اس کا استعمال صارفین کی شکایات اور تاثرات کو دستاویز کرنے کے ساتھ ساتھ کسی بھی کسٹمر سروس کے اقدامات یا پروجیکٹوں کو دستاویز کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔ دستاویزات کو وقت کے ساتھ ساتھ تنظیم کی کسٹمر سروس کی کارکردگی کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے، جس کا استعمال بہتری کے شعبوں کی شناخت کے لیے کیا جا سکتا ہے۔
دستاویزات کا استعمال تنظیم کی تعمیل کا ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے بھی کیا جا سکتا ہے۔ قابل اطلاق قوانین اور ضوابط کے ساتھ۔ اسے تنظیم میں کسی بھی تبدیلی کو دستاویز کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
